Você sabe utilizar o seu e-mail?

Aproveitando a onda de limpezas e organizações que a mudança de ano sempre sugere, é interessante estender esse conceito também à sua vida digital. Uma revisão do que realmente é importante é muito bem vinda. Trocamos e-mails o ano todo, com amigos, colegas, fornecedores, clientes – além dos inconvenientes spams. Então, que tal começar o ano com sua caixa de e-mails livre dessas mensagens que não se fazem mais necessárias? Separamos algumas dicas de como utilizar o seu e-mail da melhor forma possível. Compartilhe, pois quanto mais pessoas fizerem bom uso dessa ferramenta, mais e-mails produtivos você receberá.

Cuidado ao enviar mensagens: encaminhe apenas o que é essencial para o entendimento do receptor. Nada de encaminhar todos os e-mails trocados antes de bater o martelo, se eles forem dispensáveis. Por exemplo, se você troca diversos e-mails com a agência antes da aprovação de uma arte, encaminhe para a gráfica apenas o e-mail com a versão final. Isso evita contratempos e interpretações incorretas.

Sempre apague ou oculte listas de endereços dos e-mails: ninguém gosta de receber spam. Uma das fontes de onde são retirados os endereços eletrônicos – inclusive o seu – é quando alguém, por descuido, encaminha para um grupo enorme de pessoas, sem adicioná-los como “cópia oculta”. Para isso, não digite os contatos no campo “Para”, mas sim no “CCO”, que significa “Com Cópia Oculta”. Assim, a pessoa que receber a mensagem não vai saber quem são os demais destinatários.

Retire do campo “Assunto” as expressões “En", "Enc", "Fwd", "Re", "Res": uma vez que alguém tenha lhe mandado um e-mail esperando resposta, basta que você responda à mensagem com o mesmo “Assunto”, pois a pessoa entenderá que se trata da aguardada resposta. No máximo, por questão de organização, deixe que conste uma vez “Re” ou “Res”. Dependendo do seu servidor de e-mails, a cada ação ele adiciona outra vez a expressão. Não ajuda em nada receber um email que tem como “Assunto: Res Res Res Res Res Res: Dicas para melhor utilização do e-mail”.

Uma das dicas mais importantes: não acredite em tudo que lê. Não é porque alguém escreveu, que é verdade. Existem fontes confiáveis e outras, nem tanto. Se algo que você acabou de ler, no e-mail que recebeu daquele seu amigo lhe chocou, não se desespere: procure em outras fontes para confirmar se a informação procede ou não. É muito provável que "o primo do amigo do vizinho da primeira namorada do seu colega na faculdade" nem exista! E se existir, menores ainda são as chances de ele ter algo a ver com os ataques às baleias do norte do Canadá!

Nunca abra ou execute arquivos que acabem com o sufixo “.exe”. Geralmente, eles são vírus. Delete o e-mail sem abrir e pronto, você estará a salvo dessa ameaça. Mas, se alguém de sua confiança mandou um arquivo assim por e-mail, abra uma nova mensagem e confirme a procedência deste envio. Há vírus que se instalam nos servidores e enviam e-mails para a lista de contatos da pessoa.

Se todos seguirem os passos citados acima, usaremos a internet e os e-mails com mais bom senso. Essa é uma boa lista para ser repassada por email, não?!