Caixa de e-mails lotada, celular tocando, reuniões para marcar, tarefas pendentes e uma série de outras demandas urgentes. Não há como negar que, em nosso dia a dia, falta tempo e sobram tarefas para serem realizadas. Independente da área em que cada profissional atua, a pergunta é sempre a mesma: como se organizar em meio a tantas coisas? É possível manter a produtividade e a qualidade de vida? Como eliminar pendências? Estas são as principais questões do método GTD, ou Getting Things Done (em uma tradução livre, “Realizando tarefas”), criado pelo consultor norte-americano David Allen. Considerado uma espécie de guru da produtividade, o autor do best-seller A Arte de Fazer Acontecer, tem como base um pensamento simples: libere sua mente, e a produtividade virá.
Para esvaziar a mente e organizar a rotina, o autor sugere como o primeiro passo, identificar, capturar ideias, projetos e objetivos que são significativos para você. A próxima etapa é fazer uma grande lista e depois anotá-las em um local de fácil acesso. Na segunda parte, é necessário pensar sobre cada item da sua lista: o que aquilo significa para você? É algo que precisa de atenção imediata ou não? Que resultados espera alcançar? Qual o próximo passo para chegar lá? Em seguida, organize os resultados das suas decisões de uma maneira que torne fácil localizar todas as resoluções e por fim, reflita e revise.
A ideia de elaborar uma lista completa com todos os projetos e objetivos parece um pouco assustadora, mas o fato de colocar no papel faz com que o cérebro organize sua lista de acordo com o calendário. A nossa mente não tem uma noção exata de passado ou futuro, então a impressão é que precisa fazer tudo aquilo de uma só vez. Por isso, é imprescindível colocar os afazeres em algum lugar “palpável”.
Há também aquelas que relutam em fazer listas, por achar que não estão preparadas para aceitar a quantidade de atividades com as quais estão comprometidas. Mas, para David, isso não deveria ser um problema. “Se você vai a uma loja de departamentos, há centenas de itens à venda. Qual a diferença entre essa situação e ter 200 projetos para escolher? Eu ficaria assustado se só tivesse três! Não há nada de errado em ter 200 projetos pendentes, desde que você saiba o que eles significam para você e que tipo de atenção eles merecem.”
O autor fala também sobre quem tem dificuldades de tomar decisões por ter medo de errar, porém não percebem que, não decidir, também é uma decisão. O simples fato de existir, exige que você se posicione em todos os momentos de sua vida. O melhor a fazer é decidir logo no início, quando tudo está tranquilo, ao invés de deixar para o fim, quando pode ser tarde demais. A cada dia que adiamos uma decisão, ainda mais inapropriada ela fica. “Por exemplo, você sabe que precisa adquirir um plano de saúde para os seus pais. Pode decidir agora, quando eles estão bem de saúde, ou pode esperar até que a situação atinja um nível de emergência”, fala David.
Que tal aproveitar o último mês do ano e começar 2012 com tudo organizado, priorizado e decidido? Com certeza a sua cabeça ficará mais leve, criativa e produtiva.
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